Madrid
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OFFICE MANAGER / EXECUTIVE ASSISTANT & HR ASSISTANT
Descripción
En Kimia Group buscamos incorporar una persona para el puesto de Office Manager & Executive Assistant con soporte al área de HR, que reportará directamente a la Directora de HR del grupo.
Buscamos una persona muy organizada, resolutiva, discreta y con alta atención al detalle, capaz de asegurar el correcto funcionamiento diario de la oficina, dar soporte administrativo y organizativo a dirección y colaborar en tareas de coordinación del área de Recursos Humanos.
Es una posición clave para el día a día de la compañía, con mucha interacción interna y soporte directo a perfiles de dirección.
Responsabilidades principales
Office Management:
La persona seleccionada será responsable de coordinar y asegurar el buen funcionamiento diario de la oficina, incluyendo:
- Organización y gestión de viajes corporativos.
- Gestión y seguimiento de gastos.
- Coordinación de proveedores de oficina.
- Gestión de compras de material de oficina, productos de limpieza, café, papelería, merchandising de HR y otros suministros.
- Gestión de pedidos a través de Amazon u otros proveedores.
- Supervisión de máquinas de vending y servicios generales.
- Apertura y organización diaria de la oficina.
- Reserva y coordinación de salas de reuniones.
- Gestión de accesos, parking y temas relacionados con Madrid Central.
- Coordinación con notarías y gestión de documentación.
- Gestión de mensajería, envíos y recepción de paquetes.
- Apoyo en cualquier otra tarea administrativa u operativa necesaria para el correcto funcionamiento de la oficina.
Executive Assistant:
Dará soporte administrativo y organizativo al CEO, socios y perfiles C-level de la compañía, incluyendo:
- Organización y coordinación de calendarios.
- Gestión de reuniones, agendas y prioridades.
- Coordinación de viajes, reservas y logística asociada.
- Apoyo en la organización de reuniones internas y externas.
- Soporte en tareas administrativas para dirección.
- Seguimiento de temas pendientes y apoyo en la organización del día a día de socios y directivos.
Soporte al área de HR:
Además, colaborará con el departamento de HR en tareas administrativas y de coordinación, tales como:
- Apoyo en el área de formación.
- Organización y coordinación de eventos de empresa.
- Soporte en procesos de onboarding.
- Gestión y actualización de la plataforma de HR.
- Apoyo en la gestión de vacaciones, registro horario y evaluaciones.
- Soporte en administración de personal.
- Coordinación de tareas relacionadas con PRL, incluyendo reconocimientos médicos.
- Colaboración en otras tareas administrativas del área de HR según necesidad.
¿Qué ofrecemos?
- 🔒 Contrato indefinido.
- 💼 Incorporación a una empresa innovadora dentro del sector digital.
- 🌍 Ambiente joven, colaborativo y con oportunidades de aprendizaje continuo.
- 🏡 Modelo de trabajo híbrido, presencial de lunes a jueves y teletrabajo los viernes.
- ⏰ Horario de 8:00 a 17:15, con jornada intensiva los viernes.
- 🌞 Jornada intensiva en verano.
- 💶 Retribución flexible.
Requisitos mínimos
🎯 Requisitos mínimos
- ✅ Experiencia previa imprescindible como Office Manager, Office Coordinator, Executive Assistant, Administrative Assistant o posición similar.
- ✅ Nivel de inglés mínimo B2.
- ✅ Excelente capacidad de organización y atención al detalle.
- ✅ Buena comunicación escrita y verbal.
- ✅ Discreción, responsabilidad y capacidad para tratar información sensible.
- ✅ Capacidad para priorizar y gestionar varias tareas simultáneamente.
- ✅ Proactividad, autonomía y orientación a soluciones.
- ✅ Buen manejo de herramientas digitales, administrativas y ofimáticas.
- ✅ Actitud colaborativa, flexible y orientada al servicio interno.
⭐ Requisitos deseables
- ✨ Valorable experiencia o interés en tareas relacionadas con HR.
📩 Si eres una persona organizada, resolutiva y con ganas de aportar en un entorno dinámico, digital y colaborativo, nos encantará conocerte.
Inscríbete o comparte esta oferta con quien creas que pueda encajar.
